Tiered support(分層支援)是把處理使用者回報的人分成幾層的組織方式:一線客服(Tier 1)接所有回報,能以既有資訊答覆的當場答覆;技術支援(Tier 2)處理需要讀系統資料的回報;工程(Tier 3)處理需要改程式、或讀完整 log 與資料庫的回報。小團隊多半只有兩層,客服直接轉給工程。一線客服答覆時用的資訊之一是 Known Error(已知錯誤) 清單,各層之間累積答案的方法見 Knowledge-Centered Service(KCS)。

概念位置

分層支援處理的是使用者回報,Escalation Policy 處理的是告警與事故:分層支援決定一則回報由哪一層的人回覆,升級策略決定一個沒有回應或沒有進展的事故轉給下一個值班的人。兩者在一個地方交會:客服判斷一則回報要立即呼叫值班時,它就從分層支援進入事故流程,由值班通知系統與升級策略接手。

往上轉在 ITIL 的事件管理裡分成兩種:functional escalation 是把回報轉給專業能力更深的一層(一線客服轉技術支援、技術支援轉工程),hierarchical escalation 是往有權調動資源或做決定的人升(主管、事故指揮),通常發生在處理逾期或影響擴大時。同一則回報可能兩種都經過:客服把重複扣款的回報立即呼叫值班,是 functional escalation;開單之後工程逾期沒有回覆、客服往工程主管追,是 hierarchical escalation。

分層之外另有一種做法叫 swarming(Consortium for Service Innovation 稱為 Intelligent Swarming):回報不逐層轉,而是由能處理它的人直接協作處理。它省掉逐層轉手的等待,代價是每一則回報都要找到合適的人,適合問題種類多、單一層的資訊不夠用的組織。

可觀察訊號與例子

一則回報停在哪一層,由那一層手上的資訊與工具決定。短網址服務的客服手上有查詢工具(客服後台),查得到短碼存在、過期或被停用,「短網址打不開」多數在一線就能答覆;客服手上沒有這個工具,同一類回報就一路轉到工程。分層運作不良的訊號是同一類回報反覆轉到上一層、而上一層每次查的都是下一層本來查得到的資料。

判讀方式

看到回報大量往上轉時,先問上一層這次用了什麼資訊才答出來,再問這份資訊能不能交到下一層手上:能的話補成下一層的工具或知識文章,不能的話(需要改程式、需要讀含個人資料的 log)才是該轉的回報。客服與工程之間的完整流程見 8.24 客服回報的處理。